Política de Privacidad

Objetivo, alcance y usuarios

El objetivo de este documento es dar a conocer el modo en que Jelou protege los datos de carácter personal de los clientes, proveedores, y colaboradores, desde su interacción a través de los distintos canales de la organización, sean éstos físicos o digitales.

Esta Política se aplica a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Jelou así como la que recopila a través de su página web https://www.jelou.ai (en adelante, la "Página Web") o a través de su programa informático Chatbot (en adelante, el "Chatbot") y https://apps.jelou.ai/ (en adelante, el "Apps").

Con estas políticas queremos dar cumplimiento a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales publicada en el Quinto Suplemento del Registro Oficial No. 459 de fecha 26 de mayo del 2021, a su Reglamento General de aplicación y a cualquier otra normativa que sea de aplicación en materia de protección de datos personales.

Los usuarios de este documento son los clientes, proveedores, aliados y colaboradores en Jelou o de uso público a medida en que se encuentre publicado.

Política

Consentimiento y legitimación del tratamiento

Jelou trata los datos de los usuarios:

En Colombia: Cuando dan su consentimiento expreso para cualquier tratamiento de datos personales

En Ecuador y Perú: Cuando estos dan su consentimiento expresamente para el tratamiento de sus datos personales para las finalidades detalladas en este documento y/o; Cuando el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato de prestación de servicios y productos en el que el usuario es parte o por interés legítimo, conforme a las disposiciones legales de cada país.

Datos personales, objeto de tratamiento y alcance

La presente política está dirigida a los datos personales correspondientes a todos los clientes, aliados, proveedores, colaboradores y ex colaboradores y clientes finales de facturación electrónica suministrados por ellos mismos, haciendo uso de su libertad, de manera voluntaria y consciente. La información recolectada y almacenada comprende datos básicos ingresados mediante los servicios de Jelou, de contacto u otros similares; como pueden ser, por ejemplo, nombre del usuario en el canal, número de teléfono en el caso del canal de Whatsapp, dirección de correo electrónico, país según el canal de Whatsapp, foto del perfil de la red social Instagram; datos que son recogidos a través de los diversos canales que Jelou gestiona. En cualquier caso, los usuarios podrán ver cuáles son esenciales para la correcta prestación de los servicios y cuáles tendrán carácter accesorio antes de enviar sus datos personales.

Los usuarios serán los únicos responsables sobre la veracidad y exactitud de los datos aportados. Sólo podrán ser usuarios los mayores de 18 años y/o aquellos con capacidad jurídica suficiente. Asimismo, los usuarios serán los únicos responsables en cuanto a los datos aportados de terceros, así como de garantizar haberles informado de la presente Política de Privacidad y haber obtenido su consentimiento expreso.

Principios rectores

Jelou tendrá en cuenta los siguientes principios en el proceso de tratamiento de los datos personales:

• Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales debe sujetarse a lo establecido en la Ley, normas y en las demás disposiciones que la reglamenten. Se prohíbe la recopilación de los datos personales por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.
• Principio de Consentimiento: En atención al principio de consentimiento, el tratamiento de los datos personales es lícito cuando el titular del dato personal hubiera prestado su consentimiento libre, previo, expreso, informado e inequívoco. No se admiten fórmulas de consentimiento en las que éste no sea expresado de forma directa, como aquellas en las que se requiere presumir, o asumir la existencia de una voluntad que no ha sido expresa. Incluso el consentimiento prestado con otras declaraciones deberá manifestarse en forma expresa y clara.
• Principio de Finalidad: En atención al principio de finalidad se considera que una finalidad está determinada cuando haya sido expresada con claridad, sin lugar a confusión, sea lícita y cuando de manera objetiva se especifica el objeto que tendrá el tratamiento de los datos personales. Tratándose de banco de datos personales que contengan datos sensibles, su creación solo puede justificarse si su finalidad además de ser legítima es concreta y acorde con las actividades o fines explícitos de los datos personales. Los profesionales que realicen el tratamiento de algún dato personal, además de estar limitados por la finalidad de sus servicios, se encuentran obligados a guardar secreto profesional.
• Principio de Calidad: Los datos personales que vayan a ser tratados deben ser veraces, exactos y, en la medida de lo posible, actualizados, necesarios, pertinente y adecuada respecto de la finalidad para la que fueron recopilados. Deben conservarse de forma tal que se garantice su seguridad y solo por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento.
• Principio de Proporcionalidad: Todo tratamiento de datos personales debe ser adecuado, relevante y no excesivo a la finalidad para que estos hubiesen sido recopilados.
• Principio de Seguridad: El titular del banco de datos personales y el encargado de su tratamiento deben adoptar las medidas técnicas, organizativas y legales necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales. Las medidas de seguridad deben ser apropiadas y acordes con el tratamiento que se vaya a efectuar y con la categoría de datos personales de que se trate.
• Principio de Disposición de Recursos: Todo titular de datos personales debe contar con las vías administrativas o jurisdiccionales necesarias para reclamar y hacer valer sus derechos, cuando estos sean vulnerados por el tratamiento de sus datos personales.
• Principio de Nivel de Protección Adecuado: Se debe garantizar un nivel suficiente de protección para los datos personales que se vayan a tratar o, por lo menos, equiparable a lo previsto por la Ley o por estándares internacionales en la materia.
• Principio de Lealtad: Los datos personales deberán recabarse sin engaño o falsedad y sin utilizar medios fraudulentos, desleales o ilícitos.
• Principio de veracidad y exactitud: Los responsables del tratamiento adoptarán las medidas necesarias para mantener exactos y puestos al día los datos personales en su posición de tal manera que no se altere la realidad de estos conforme se requiera para el cumplimiento de las finalidades que motivaron su tratamiento.
• Principio de transparencia: Toda información o comunicación del titular de los datos personales relativa al tratamiento de estos deberá ser en lenguaje sencillo y claro, y mantenerlo informado de todos los derechos que le amparan como titular del dato.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a guardar secreto o reserva respecto de estos, incluso cuando hayan finalizado su relación con el titular o responsable del tratamiento de los datos, impidiendo el acceso o uso no autorizado.
• Principio de licitud: Para que el tratamiento de un dato personal sea lícito, deberá ser recolectado y tratado con base en algunas de las condiciones de licitud que reconoce el marco normativo aplicable a la jurisdicción donde se realiza el tratamiento de los datos personales.
• Principio de portabilidad: Los titulares tienen derecho a solicitar la supresión de sus datos personales, excepto cuando exista una obligación legal para conservarlos. En Colombia, estos datos podrán ser conservados por un deber legal, contractual o por razones históricas, estadísticas o científicas, conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Principio de Responsabilidad Proactiva y Demostrada: Jelou ha implementado mecanismos para la protección de datos personales cumpliendo los principios, derechos y obligaciones establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos y normativa correspondiente a la materia valiéndose de estándares, mejores prácticas, esquemas de autorregulación y otros mecanismos para el tratamiento adecuado del dato personal o riesgo del tratamiento.

Finalidades del uso de los datos personales

Ecuador y Perú: Es posible prescindir del consentimiento en caso la finalidad del tratamiento sea necesaria para la provisión del servicio. Por otro lado, las finalidades adicionales siempre requerirán del consentimiento expreso, previo e inequívoco de los Titulares de los datos personales. Finalmente, en ambos casos (finalidades necesarias y adicionales) se debe cumplir con el deber de informar al Titular sobre la forma de tratamiento de sus datos personales.

Jelou, en calidad de encargado del tratamiento, realiza el tratamiento de los datos personales únicamente para las finalidades indicadas por el responsable del tratamiento.

Jelou utilizará los datos personales proporcionados por los usuarios para las siguientes finalidades:

Finalidades necesarias

• Permitir la participación de los titulares en actividades de mercadeo y promocionales realizadas por Jelou.
• Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre conductas de consumo de los usuarios y análisis estadísticos de uso interno.
• Controlar el acceso a las oficinas de Jelou y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares y organismos de control y transmitir los datos personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales.
• Para eventualmente contactarlo, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que se la enumeración signifique limitación:
  • Empleados y familiares de éstos
  • Ex empleados
  • Candidatos en proceso de selección
  • Clientes
  • Proveedores
  • Aliados
  • Acreedores y deudores
  Para las finalidades antes mencionadas.
• Transferir información recolectada a distintas áreas de Jelou y a sus empresas vinculadas en los países donde opere y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativos, tesorería, contabilidad, entre otros).
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
• Registrar sus datos personales en los sistemas de información de Jelou y en sus bases de datos comerciales y operativas.
• Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de Jelou.
• Para procesar solicitudes. Se utilizan los datos identificativos del usuario asignados previamente.
• Para proporcionar soporte u otros servicios. Jelou puede usar información personal para proporcionarle asistencia u otros servicios que solicita la persona; además puede usar la información personal para responder directamente a solicitudes de información.
• Para administrar servicios. Jelou puede contactar al usuario para confirmar información.
• Para evaluar productos y servicios. Jelou podrá rastrear el uso de los servicios, para determinar el nivel de uso; y, las estadísticas que se obtienen son para uso exclusivo de Jelou.

II. Finalidades adicionales

• Para proporcionar información basada en necesidades y responder a solicitudes. Jelou puede usar información personal para proporcionar avisos de nuevos lanzamientos de productos y desarrollo de servicios.
• Para proporcionar foros en línea y redes sociales. Algunos servicios disponibles en los sitios web, permiten al usuario participar en discusiones interactivas y publicar comentarios.
• Para comunicar al usuario sobre eventos. Jelou podrá comunicar al usuario sobre eventos, conferencias o reuniones, organizados o copatrocinados por Jelou, en las cuales se podrá incluir información sobre el contenido y logística del evento, actualizaciones e información adicional relacionada con este.

Uso de datos provenientes de Google Workspace

Jelou S.A. podrá integrar, a solicitud expresa del usuario, servicios de terceros como Google Workspace, incluyendo Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Calendar y Google Analytics, con el único fin de habilitar funcionalidades solicitadas explícitamente por el usuario dentro de sus flujos conversacionales, automatizaciones y procesos operativos en la plataforma Jelou.

El acceso a datos de Google se realiza exclusivamente mediante mecanismos de autorización OAuth, y está limitado a los permisos (scopes) mínimos necesarios para ejecutar la funcionalidad requerida por el usuario. En particular:

• Gmail: lectura y envío de correos electrónicos solicitados por el usuario.
• Google Drive / Docs / Sheets: acceso únicamente a archivos creados por la aplicación o seleccionados explícitamente por el usuario, sin acceso general al contenido del Drive.
• Google Calendar: creación y gestión de eventos solicitados por el usuario.
• Google Analytics: lectura de métricas y reportes analíticos asociados a propiedades del usuario.

Jelou no accede, procesa ni almacena datos de Google de forma automática ni en segundo plano. Todas las acciones se ejecutan únicamente como respuesta a una solicitud directa del usuario dentro de la plataforma.

Los datos obtenidos desde servicios de Google no son utilizados para publicidad, perfilamiento externo, venta de datos, corretaje de información, ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial. Tampoco son compartidos con terceros para fines distintos a la prestación del servicio solicitado.

Los datos de Google a los que se accede se conservan únicamente durante el tiempo necesario para ejecutar la acción solicitada por el usuario y/o cumplir con las finalidades operativas del servicio, y posteriormente son eliminados o anonimizados conforme a las políticas internas y a la normativa aplicable. El usuario puede revocar el acceso otorgado en cualquier momento desde la configuración de su cuenta de Google.

Jelou adopta medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger la confidencialidad, integridad y seguridad de los datos accedidos mediante integraciones con Google Workspace.

4.4.1 Respecto de los datos personales de clientes, aliados y potenciales clientes

Desarrollar procesos de prestación de servicio, atención al cliente, procesamiento de datos, entre otros, como:

Finalidades Necesarias:

• Procesamiento y administración de sus transacciones como cliente, prospecto o aliado de Jelou.
• Proporcionar nuestros servicios y productos y dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el titular de los datos personales.
• Información adicional que beneficie la operación, soporte, mantenimientos, actualizaciones, garantía de nuestros productos o servicios en caso de incidentes, inconvenientes, requerimientos o fallas.
• Cumplir con la notificación de información de su interés cuando lo haya solicitado, incluyendo la respuesta a sus PQR (peticiones, quejas y reclamos).
• Estudiar y almacenar información asociada a solicitudes de alguno de nuestros productos que como cliente o futuro cliente debemos conocer para la relación comercial.
• Efectuar actividades de cobranza en relación con obligaciones contraídas por el titular.
• Tratamiento de los datos de uso de nuestros productos y/o servicios con fines estadísticos, mercadeo o análisis relacional de información.
• Tratamiento de los datos para fines de investigación, innovación mercadeo, conductas de consumo de los usuarios y desarrollo de nuevos productos y/o servicios.
• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
• Otras actividades relacionadas con el objeto social que necesariamente deben utilizar la información o datos personales de clientes, prospectos, o aliados y demás personas relacionadas con alguno(s) de nuestros productos y/o servicios, y/o con nuestra organización.
• Exportar esta información al exterior, en caso de que el hosting utilizado no esté localizado en en los países mencionados en la presente política, dentro de los lineamientos legales y aquellos determinados por la entidad de control.
• Este tratamiento lo puede realizar Jelou a través de medios físicos, electrónicos, celulares o dispositivos móviles, vía mensajes de texto (SMS), o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer.

Finalidades adicionales:

• Ofrecer a través de medios propios o juntamente con terceros información de nuevos lanzamientos de productos, servicios, planes, promociones, eventos y/o beneficios.
• El envío de comunicaciones relacionadas con las actividades comerciales de Jelou, noticias e información útil para nuestra compañía, productos, ofertas, novedades, invitaciones a eventos, ofertas de empleo, propaganda, publicidad y/o encuestas sobre nuestros productos o servicios y/o los productos y servicios de nuestros socios comerciales.

4.4.1.1 Contenido de la base de datos y forma en que se recopilan los datos (Solo aplica para Ecuador)

Se recopilan datos básicos del representante legal de la empresa cliente como:

• Razón Social
• Nombre Comercial
• RUC
• Nombre del representante legal
• Identificación y/o pasaporte del representante legal
• Dirección de la empresa
• Dirección física de correo
• Contactos de quien recibe
• Correo electrónico

Estos datos son suministrados de forma previa, voluntaria y directa por los titulares, a través de contacto telefónico, correo electrónico, página web o de forma personal.

4.4.2 Respecto de los datos personales de colaboradores, ex colaboradores y candidatos en proceso de selección

Los datos únicamente se recopilan con el fin de gestionar los procesos relacionados con Talento Humano en Jelou:

• Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
• Control y seguimiento del proceso de contratación.
• Soporte y ejecución de los beneficios colectivos derivados de un contrato de trabajo, tales como, pero sin estar limitados a:
  • Afiliación y/o actualización en la seguridad social
  • pago de nómina
  • cursos de capacitación y formación
  • y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente al cumplimiento de las obligaciones derivadas de contrato de trabajo, contrato civil o comercial y con la administración del Talento Humano.
• Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial de la empresa o de las certificaciones que ésta adquiera.
• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
• Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
• Planificar actividades empresariales.
• Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener la veracidad de la información.
• Análisis del desempeño laboral
• La atención de solicitudes
• La generación de certificados y constancias
• La realización de actividades de Bienestar Laboral
• El levantamiento de registros contables
• Los reportes a autoridades de control y vigilancia
• La adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas
• Pagar impuestos
• Comunicación en caso de ausencia
• Y demás finalidades relacionadas con el contrato laboral.
• El grupo sanguíneo u otra información relacionada con la salud del trabajador, se utiliza en casos de emergencia o para el reporte ante las entidades del Sistema de Seguridad Social en Salud.
• Otros fines administrativos
• Como tratamiento adicional, Jelou puede utilizar los datos personales de sus colaboradores para escenarios de pruebas del producto en los que el líder del área y el colaborador por sí mismo están conscientes y el colaborador haya dado su consentimiento sobre esta utilización.

4.4.2.1 Contenido de la base de datos y forma en que se recopilan los datos

Se recopilan datos de contacto del Titular, datos de estudios, experiencia, en general datos contenidos en la hoja de vida, datos de desempeño laboral, datos necesarios para el pago nómina y parafiscales, entre otros indispensables para el cumplimiento del contrato laboral.

También se recopilan los datos de su núcleo familiar para realizar las afiliaciones que exige la ley, beneficios y actividades de bienestar que brinda Jelou.

El Área de Recursos Humanos recoge la información contenida en esta base de datos del proceso de contratación de personal y de la hoja de vida. Los datos son solicitados a los Titulares a través del Contrato laboral o de prestación de servicios.

4.4.3 Respecto de los datos personales de proveedores

La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad crear y gestionar al proveedor en los sistemas de información de Jelou para:

• Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales
• Cumplimiento de aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno y regulatorias.
• Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios.
• Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
• Para hacer el registro en los sistemas de Jelou.
• Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
• Comunicación de Políticas y procedimientos asociados a la relación con los proveedores.
• Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
• Consultas, auditorías y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor.
• Cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento de la relación comercial entre el proveedor y Jelou.
• Verificación en listas de riesgo.
• Enviar reportes a las entidades tributarias, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad ecuatoriana.
• Contactarlos para efectos de garantías y nuevas contrataciones.

4.4.3.1 Contenido de la base de datos y forma en que se recopilan los datos

En Ecuador se recopilan datos como:

• Razones sociales o nombres de personas naturales
• Información de identificación tributaria y fiscal
• Información bancaria para pagos vía transferencia
• Contactos
• Copia de documentos de soporte de la información tributaria y bancaria.
• Dirección postal, correo electrónico, número de teléfono y/o fax del proveedor
• Información financiera (para los proveedores que aplique)

La información primordialmente se obtiene a través del formato de creación de terceros. En este formato el proveedor autoriza para verificar la información suministrada, reportar, almacenar, actualizar, consultar, procesar, compilar, intercambiar, suministrar, grabar, solicitar y divulgar la información de carácter personal ante cualquier operador, centrales de información del Sector Financiero con fines estadísticos, de control, supervisión, mercadeo, actualización o verificación información.

4.4.4 Respecto de los datos personales de usuarios finales del servicio de facturación electrónica

Gestión tecnológica y almacenamiento, en calidad de ENCARGADOS, de facturas de los usuarios del sistema para cumplimiento contractual con nuestros clientes. Los datos de los usuarios finales son gestionados por nuestros clientes y ellos son quienes tienen su autorización. Jelou es ENCARGADO de estos datos. Jelou deberá constatar que el responsable del tratamiento obtenga el consentimiento de los usuarios.

Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Los derechos de información, acceso, rectificación y actualización, eliminación o cancelación, oposición, anulación y portabilidad de datos personales sólo pueden ser ejercidos por el titular de datos personales, sin perjuicio de las normas que regulan la representación.

El ejercicio de alguno o algunos de los derechos no excluye la posibilidad de ejercer alguno o algunos de los otros, ni puede ser entendido como requisito previo para el ejercicio de cualquiera de ellos.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Jelou o frente al encargado del tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Ser informado por parte de Jelou o por parte del encargado del tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• En Colombia: Presentar ante la Autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

Condiciones para el tratamiento de datos

4.6.1 Autorización del Titular:

Para que Jelou realice cualquier acción de tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. No obstante, cuando el tratamiento de datos sea necesario para la ejecución de un contrato de prestación de servicios o productos en el que el usuario sea parte, la autorización previa e informada no será requerida. Esta disposición no aplica en Colombia, donde la única base legal para el tratamiento de datos personales es el consentimiento del titular. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada o pueden ser por escrito o de forma oral con el registro y almacenamiento de la evidencia correspondiente. En ningún caso, la opción para brindar el consentimiento deberá estar pre-marcada o preseleccionada.

Jelou adoptará los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del Titular para el tratamiento de estos y la información necesaria conforme al Deber de Informar (punto 4.6.4.). Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público podrán ser tratados por Jelou siempre y cuando sean por naturaleza datos públicos. Además deberán ser utilizados para la misma finalidad para la cual dichos datos se hicieron públicos.

En caso de realizarse cambios sustanciales en el contenido de las políticas de tratamiento de datos de Jelou, en relación con la identificación del responsable y a la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales afecten el contenido de la autorización, Jelou comunicará estos cambios a los titulares, antes o más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, además obtendrá del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización se podrán utilizar medios técnicos que faciliten dicha actividad.

4.6.2 Casos en que no es necesaria la autorización

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• En caso de que el tratamiento de datos personales se realice en la jurisdicción de Ecuador: los demás casos establecidos en el Art 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
• En caso el tratamiento de datos personales se realice en la jurisdicción de Perú: los demás casos establecidos en el Art. 14 del Reglamento de la Ley de Protección de Datos Personales.
• En caso el tratamiento de datos personales se realice en la jurisdicción de Colombia: Los demás casos establecidos en el Art. 10 de la Ley 1581 del 2012.

4.6.3 Suministro de la Información

La información solicitada por el titular será suministrada por Jelou del mismo modo como fue formulada la solicitud.

4.6.4 Deber de Informar al Titular

Jelou, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

• Los datos personales que serán recolectados.
• El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre finalidades adicionales, datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
• Los derechos que le asisten como titular.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
• En caso de existir transferencia de datos personales a terceros, se deberá identificar a los destinatarios, el país y la finalidad de dicha transferencia,
• Identificación del banco de datos donde se almacenarán los datos personales. En el caso de Perú, se deberá indicar el código de identificación del banco registrado en el Registro Nacional de Bancos de Datos Personales.
• Plazo por el cual se conservarán los datos personales,

4.6.5 Revocatoria de la autorización y/o supresión de datos

Los titulares podrán en todo momento solicitar a Jelou, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos, mediante la presentación de una solicitud.

La solicitud de supresión de la información no procederá cuando los datos personales deban ser conservados en virtud de lo siguiente:

• Razones históricas, estadísticas o científicas de acuerdo con la legislación aplicable.
• Las relaciones contractuales entre el Responsable y el Titular de los datos personales, que justifiquen el tratamiento de los mismos.
• Cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

4.6.6 Personas a quienes se les puede suministrar la información

La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de tratamiento por parte de Jelou podrá suministrarse a las siguientes personas:

• A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el titular o por la Ley.

Seguridad de los datos personales

Jelou cumple con las medidas de protección de datos de carácter personal legalmente requeridas y ha adoptado las medidas razonablemente exigibles conforme a los conocimientos técnicos actuales y buenas prácticas para la custodia y gestión de la información a fin de evitar la pérdida, mal uso, alteración, intrusión ilegítima y sustracción de los datos de carácter personal que facilitan los usuarios.

Los sistemas informáticos a través de los cuales se realice el tratamiento de datos personales deberán incluir en su funcionamiento:

El control de acceso a la información de datos personales:

• Gestión de accesos desde el registro de un usuario.
• Gestión de los privilegios de dicho usuario.
• Identificación del usuario ante el sistema, entre los que se encuentran usuario-contraseña, uso de certificados digitales, tokens, entre otros.

Jelou realiza una verificación periódica de los privilegios asignados a través de un procedimiento documentado.

Generación de registros que proveen evidencia sobre las interacciones con los datos lógicos para los fines de la trazabilidad, la información de cuentas de usuario con acceso al sistema, horas de inicio y cierre de sesión y acciones relevantes.

Asimismo, Jelou cumple con la instalación de medidas de seguridad físicas en los ambientes donde se procesen o almacenen datos personales.

Procedimientos

El titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar ante Jelou, consultas y/o reclamaciones, previa verificación de su identidad, a través de un correo electrónico y puede retirar su consentimiento para el tratamiento de los datos de carácter personal y/o podrá ejercer sus derechos de acceso, información, rectificación, oposición, supresión, limitación, olvido, portabilidad y a no ser objeto de decisiones individualizadas.

La solicitud que da inicio al procedimiento debe contener la siguiente información:

• Nombre del titular del dato personal o su representante debidamente acreditado.
• Copia del documento de identidad de dicho titular o representante.
• Datos personales objeto de la solicitud.
• Petición específica del derecho que se solicita ejercer.
• Documentos que sustenten la petición, de ser el caso.
• Domicilio o dirección electrónica donde se podrá dar respuesta a la solicitud.
• Carta poder en caso se actúe a través de representante.

Jelou dejará constancia de la recepción de la solicitud. En caso de que el titular de los datos personales no haya cumplido con acreditar su identidad de acuerdo a los requisitos antes señalados, Jelou en un plazo de cinco (5) días hábiles contado desde el día siguiente de la recepción de la solicitud formulará observaciones y concederá al titular de los datos personales un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para subsanarlas. Transcurrido el plazo señalado sin que ocurra la subsanación se tendrá por no presentada la solicitud.

Jelou responderá la consulta y/o reclamación por el mismo medio que fue formulada:

Consultas (Acceso / Información): Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de Jelou, quien suministrará al solicitante toda la información contenida en sus bases de datos, vinculada con la identificación del Titular.

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales cada vez que existan modificaciones sustanciales en el tratamiento de datos de Jelou.

Toda consulta se responderá por el mismo medio que fue formulada dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su presentación.

En el caso de que la información proporcionada por el titular de datos personales en la solicitud sea insuficiente o errónea de forma que no permita su atención, Jelou dentro de un plazo de siete (7) días hábiles siguientes de recibida la solicitud, le requerirá al titular de datos personales que presente en el plazo máximo de diez (10) días hábiles de recibido el requerimiento, la documentación adicional que sirva para aclarar o rectificar su solicitud con la finalidad de que pueda ser atendida. Si el titular vuelve a enviar la información de manera incorrecta o no proporciona la documentación requerida, Jelou se reserva el derecho de considerar la solicitud como no presentada. Los datos recopilados hasta ese momento podrán ser eliminados o tratados de acuerdo con nuestra política de privacidad. Si no se cumple con el requerimiento dentro del plazo establecido, se considerará que la solicitud no ha sido presentada.

Requisito de Procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante Jelou. En Colombia, todo reclamo se responderá por el mismo medio en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible resolver el reclamo en el plazo establecido, se notificará al interesado sobre las razones de la demora y la nueva fecha en que se atenderá el reclamo, no excediéndose de ocho (8) días hábiles después del vencimiento del primer plazo.

4.8.1 Modificación y borrado seguro

El Titular puede ejercer los derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación, cancelación, anulación, portabilidad y demás derechos consagrados en la Ley y su Reglamento, mediante una solicitud que puede ser remitida a: [email protected]

Sin perjuicio de lo anterior, Jelou podrá conservar determinada información del Titular que solicita la baja, a fin de que sirva de prueba ante una eventual reclamación contra Jelou. La duración de dicha conservación no será superior al plazo de prescripción legal de dichas responsabilidades.

Deberes de Jelou en el tratamiento de datos

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tomar las medidas para que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado el reclamo y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar la solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• En Perú, se deberá registrar el banco de datos personales ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, mientras que en Colombia existe el Registro Nacional de Bases de Datos; sin embargo, para que una base de datos deba registrarse, es necesario cumplir con ciertos requisitos establecidos por la ley. En Ecuador, se procederá según lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento.

Deberes del encargado del tratamiento de datos

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Tomar las medidas para conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
• Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales cuando se presenten violaciones a las políticas de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos Personales.
• Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos personales.

Medidas de seguridad

Jelou toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico alineadas a las buenas prácticas proporcionadas por el estándar ISO/IEC 27001 - Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI, a fin de garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado.

La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos.

Los lineamientos de seguridad de Jelou se encuentran respaldados por las políticas de seguridad de la información construidas bajo las mejores prácticas y estándares de seguridad existentes y dando cumplimiento a las regulaciones vigentes.

Dichas políticas son de estricto cumplimiento por los funcionarios directos e indirectos, locadores de servicios y proveedores, que desempeñan labores al interior de Jelou.

Plazos de Conservación

Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recolectados, conforme a las normativas de protección de datos aplicables en Ecuador, Perú, y Colombia.

14. Modificaciones de la Política de Privacidad.

JELOU se reserva expresamente el derecho a modificar, actualizar o completar en cualquier momento esta Política de Privacidad. Cualquier modificación, actualización o ampliación producida en la presente política será inmediatamente comunicada a través de la Página Web.

15. Fecha de Actualización

Este Aviso de Privacidad se actualizó el 19 de Diciembre de 2025

Política de Privacidad en otros Países