Contexto
Com mais de 10.000 colaboradores ativos em todo o Equador, a Corporación El Rosado enfrentava um desafio complexo na gestão de RH: processar relatos de calamidades domésticas, licenças maternidade/paternidade, acidentes de trabalho e permissões médicas.
O modelo tradicional — baseado em e‑mails e formulários físicos — gerava gargalos frequentes, perda de documentos de suporte e baixa visibilidade do status de cada solicitação. Isso não apenas atrasava a autorização de ausências, como também afetava a experiência do colaborador e a capacidade de resposta da área de Capital Humano.
O desafio
A companhia buscava digitalizar o fluxo de permissões e incidentes trabalhistas para reduzir o tempo de verificação e autorização de solicitações, evitar a perda de documentos médicos ou certidões de suporte, e garantir rastreabilidade e métricas em tempo real para a equipe de RH.
A meta era transformar um processo manual e disperso em uma experiência ágil, transparente e confiável para colaboradores e gestores.
A solução
Com a Jelou, a Corporación El Rosado implementou um chatbot no WhatsApp que centralizou toda a gestão de ausências e incidentes. O fluxo permitiu coletar a solicitação, o tipo de permissão e a data em um único chat; anexar atestados médicos, certidões de óbito ou evidências fotográficas; e gerar um ticket automático para revisão de RH, com aprovação ou rejeição enviada ao colaborador na mesma conversa.
O sistema incluiu alertas internos para cumprir os SLAs de aprovação e dashboards em tempo real com métricas de volume, motivo de ausência e tempos de resolução.
Resultados
6.000 permissões médicas processadas e autorizadas em 2024; 100 incidentes e acidentes de trabalho reportados e justificados com evidência digital; tempo de resposta reduzido para menos de 24 horas, frente a mais de um dia no modelo anterior; e rastreabilidade total dos casos, com visibilidade para colaboradores e área de Capital Humano.
A mudança elevou a satisfação do colaborador, graças a um processo mais rápido, claro e confiável.
