Contexto
Con más de 10 000 colaboradores activos en todo Ecuador, Corporación El Rosado enfrentaba un reto complejo en la gestión de recursos humanos: procesar reportes de calamidades domésticas, licencias de maternidad y paternidad, accidentes laborales y permisos médicos.
El modelo tradicional —basado en correos electrónicos y formularios físicos— generaba cuellos de botella frecuentes, pérdida de documentos de soporte y una baja visibilidad del estatus de cada solicitud. Esto no solo retrasaba la autorización de ausencias, sino que también afectaba la experiencia del colaborador y la capacidad de respuesta del área de Capital Humano.
El Reto
La compañía buscaba digitalizar el flujo de permisos e incidencias laborales para reducir el tiempo de verificación y autorización de solicitudes, evitar pérdida de documentos médicos o actas de soporte, y garantizar trazabilidad y métricas en tiempo real para el equipo de RR. HH.
La meta era transformar un proceso manual y disperso en una experiencia ágil, transparente y confiable para empleados y gestores por igual.
La Solución
De la mano de Jelou, Corporación El Rosado implementó un chatbot en WhatsApp que centralizó toda la gestión de ausencias e incidentes. El flujo permitió recoger la solicitud, el tipo de permiso y la fecha en un solo chat; adjuntar certificados médicos, actas de defunción o evidencia fotográfica; y generar un ticket automático para revisión de RR. HH., con respuesta de aprobación o rechazo enviada al colaborador en la misma conversación.
El sistema incluyó alertas internas para cumplir con los SLA de aprobación y dashboards en tiempo real con métricas de volumen, motivo de ausencia y tiempos de resolución.
Resultados
6 000 permisos médicos tramitados y autorizados en 2024; 100 incidentes y accidentes laborales reportados y justificados con evidencia digital; tiempo de respuesta reducido a menos de 24 horas, frente a más de un día con el modelo anterior; y trazabilidad total de los casos, con visibilidad para empleados y área de Capital Humano.
El cambio mejoró la satisfacción del colaborador, gracias a un proceso más rápido, claro y confiable.
